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Standardiser les mandats

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Pourquoi standardiser les étapes de production d’un mandat?

Je suis Maurice Chiasson, FCPA et CPA auditeur. J’aimerais vous partager une situation qui a fait grandir mon organisation. Je changeais parfois d’idée sur la façon de transmettre des instructions au secrétariat pour réaliser les mandats.

On réalisait les mandats selon ce que j’avais compris des besoins des clients, les ressources que nous avions disponibles, le temps de l’année, les rétroactions données aux clients, etc.

Parfois mon humeur et le niveau de stress qu’on subissait cette journée-là influençaient les directives qui pouvaient change d’un mandat à l’autre.

Ma secrétaire me regardait parfois sans dire un mot. Elle se disait en elle-même « branche-toi une fois pour toutes ». C’était fatiguant pour elle et les autres de subir ces changements de procédures selon l’humeur du boss.

Un jour ma secrétaire m’a poliment dit de me brancher.

C’est à ce moment-là que j’ai réalisé la perte de temps et d’énergie causés par le fait que tout était produit de façon aléatoire et selon le bon vouloir du personnel. J’ai alors :

  • Commencé à standardiser les étapes de production de tous les mandats faits au bureau.
  • Recensé un grand nombre de procédures différentes et les heures que nous avons mal utilisées.
  • Calculé le temps mis sur des tâches à non-valeur ajoutée.
  • Constaté qu’on a perdu en productivité des centaines de milliers de dollars, au cours des ans.

Une solution pour gérer les étapes de production

J’ai développé le progiciel Planigo avec mon équipe et nous utilisons maintenant des étapes propres et prédéfinies pour les mandats récurrents.

Dorénavant, toute la démarche d’un mandat est uniformisée et comprise par les employés et le patron.

Chaque étape est bien présentée et on n’a qu’à suivre la procédure. Les pertes de temps sont éliminées pour la plupart et on réalise les mandats beaucoup plus rapidement et de façon uniforme. Cela diminue grandement les risques d’erreur et améliore la qualité.

On réalise près de 80% des mandats de cette façon. Imaginez les gains que nous réalisons maintenant.

L’autre avantage est que lorsqu’on vend nos services, on explique mieux aux clients le déroulement du mandat et c’est plus clair pour eux.

Depuis ce temps tout est redevenu calme au bureau. Les employés savent comment faire et je n’interfère plus dans le déroulement d’un mandat.

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