Comment réduire drastiquement vos délais de livraison?

La saison des impôts est une période très occupée par les cabinets comptables. En quelques semaines, on doit produire 500, 1 000 ou 2 000 et + projets de rapports d’impôts de particuliers.

Cela met de la pression additionnelle sur le personnel de ces cabinets, ils prennent du retard pour produire les rapports et doivent faire du temps supplémentaire.

Ils ont l’obligation de livrer les rapports dans un court laps de temps. Le 30 avril tout doit être transmis à l’ARC et Revenu-Québec.

De plus, la demande augmente et on manque de personnel pour produire et administrer ces rapports. Les cabinets doivent refuser les nouveaux clients qui cherchent leur expertise. Les employés quittent pour les cabinets qui en font moins.

Que faire pour réduire le temps supplémentaire, réduire la pression sur le personnel, maintenir la satisfaction des employés et répondre à la demande?

La solution pour réduire vos délais de livraison

La problématique se trouve dans la production, mais surtout dans la gestion de la livraison de chaque rapport d’impôt.

Nous avons analysé la production et la gestion des rapports d’impôts dans une firme comptable établie depuis plus de 30 ans. On a calculé le temps moyen pour effectuer chaque tâche requise pour produire un rapport d’impôt ainsi que le délai moyen de livraison entre chaque tâche ainsi que le délai total.

Les données que nous vous présentons ici ne sont pas des estimations. C’est une analyse du temps réel effectué par des employés d’un cabinet comptable pour la saison de rapport d’impôt 2021.

Nous avons défini une suite d’étape (le workflow) pour produire un rapport d’impôt géré sans logiciel de planification et de gestion. Cela donne un temps de production moyen de 125 minutes et un délai de livraison de 3 jours.

Nous avons comparé ce temps de cette firme avec le temps réel effectué par la firme qui utilise un logiciel qui applique un flux de travail automatisé.

On voit une diminution de temps de production de 23% ( 96 minutes) et de 67% dans le délai de livraison ( une seule journée). On livre donc beaucoup plus rapidement avec un outil de gestion automatisé et on réduit aussi le temps de production.

Graphique 1. Workflow d’un cabinet comptable qui opère manuellement.

Dans la plupart des cabinets comptable, on connait les tâches pour produire un rapport d’impôt. Mais on n’a pas d’outil pour gérer chacune et la suite des tâches.

Ce qui fait que chaque tâche ainsi que le temps entre chacune varient en fonction des priorités ou disponibilités des personnes impliquées. En finalité, le délai de livraison moyen de chaque rapport est beaucoup plus long.

On voit ci-dessous le workflow d’un cabinet qui gère manuellement la production des rapports. Ceci donne un temps moyen de production de 125 minutes et un délai de livraison moyen de trois jours par rapport d’impôt.

Graphique 2. Workflow d’un cabinet comptable qui utilise Planigo.

Les firmes comptables qui utilisent un logiciel avec un flux de travail automatisé appliquent le principe du chemin critique pour livrer les rapports d’impôt.

On définit le temps optimal pour produire le rapport et on utilise un outil pour s’assurer le respect des délais planifié.

Le graphique ci-dessous présente les mêmes étapes que celles du tableau précédent. On constate que le temps de production de chacun est de 96 minutes soit une réduction de 23%. Mais que le délai de livraison moyen passe de trois jours à une seule journée. Une réduction de 67%.

Autres bénéfices du workflow automatisé de Planigo

En plus de diminuer drastiquement les délais de livraison, le workflow automatisé apporte bien d’autres bénéfices, notamment ;

Diminution du temps supplémentaire
Réduction de la pression sur le personnel
Facturation plus rapidement
Application de la productivité pour gérer les projets
Améliorations des relations clients.

C’est quoi la recette?

En utilisant le logiciel Planigo vous appliquerez la méthode de production en flux tiré. Avec cette méthode, on n’envoie pas l’information à la prochaine personne lorsqu’on a fini notre tâche, c’est le système qui s’en occupe et la distribue automatiquement en temps réel.

Chaque personne impliquée dans le projet (administration, expert-comptable, facturation, gestion) aura reçu les informations qu’elle a besoin lorsqu’elle entame son travail.

Celle qui la devance utilise la même méthode et un automate transfert les données d’une personne à l’autre. Le temps moyen pour effectuer chaque tâche est réduit, mais c’est le temps moyen entre chacune des tâches qui diminue drastiquement.

Avec un workflow automatisé, on réduit grandement les reports de temps, les oublis, les recherches de rapports, les communications, les déplacements, etc. La facturation se fait plus rapidement, car elle exige moins d’étapes et de rétroactions.

Le logiciel possède des robots qui automatisent les tâches répétitives à faible valeur, ils travaillent constamment et n’oublie rien.

Les gains en temps sont doubles, on produit plus rapidement et on réduit grandement les délais de livraison.

4 conditions pour réduire drastiquement vos délais de livraison

Pour améliorer la productivité de votre cabinet comptable pour produire des rapports d’impôt, faites ceci :

Décrire un workflow optimal de production de rapports d’impôts.
Définir le temps moyen des étapes et entre chacune.
Avoir des objectifs de production dans les heures normales d’opération.
Utiliser Planigo pour appliquer ce workflow automatique.

5 avantages d’utiliser Planigo pour vos rapports d’impôts

Votre personnel sera libéré du temps supplémentaire
Vous allégez l’environnement de travail
Vous diminuerez le temps de production de vos rapports d’impôts.
Vous réduirez vos délais de livraison de 67%.
Vous serez payé avant même de transmettre les rapports

Vous voulez voir la preuve ?

On évaluera gratuitement votre processus et vous démontrera les bénéfices d’appliquer la méthode Planigo.

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