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La gestion du temps

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Connaissez-vous la Loi Parkinson ou la Loi de la dilatation du temps?

« Cela est prouvé que plus vous disposez de temps pour réaliser une tâche, plus vous aurez tendance à utiliser complètement ce temps »

Certains bureaux comptables ont comme politique de laisser à l’employé, le choix des mandats qu’il veut intervenir parmi la liste que le cabinet doit livrer. Il peut déterminer à quel moment il débutera ce mandat et parfois même des heures qu’il veut s’attribuer.

Sous prétexte qu’il est un professionnel, on laisse cette marge de manoeuvre à l’employé. Mais souvent, il attribue de façon arbitraire un budget de temps selon ses propres disponibilités et pas toujours en fonction des priorités du cabinet et ceux des clients.

Une solution pour gérer le temps

Avec le progiciel Planigo, l’associé planifie les mandats et le temps à allouer par dossier en utilisant un calendrier de type Outlook. Il peut voir le travail la semaine de travail de chaque employé et le temps accordé pour chaque dossier. Il voit sur une page le portrait global des mandats que doit livrer sa firme.

En planifiant le travail pour l’employé, on évite la Loi de Parkinson puisque vous contrôlez le temps.

Vous maîtrisez le temps que livre votre cabinet aux clients et évitez ainsi les délais coûteux de production. De plus, vous facturez justement les heures travaillées.

Le module gestion du temps de Planigo contient 3 sujets;

  • Agenda et planification
  • Feuille de temps
  • Banques d’heures

Les agendas de chaque employé contiennent les détails des tâches à accomplir dans les différents mandats les concernant. L’employé peut suivre l’avancement de ses dossiers et consulter le mandat, le répertoire client, le CRM et sa feuille de temps.

Vous encaisserez plus rapidement et améliorez vos liquidités en facturant le temps alloué à une activité dès qu’elle est terminée.

Finis les rappels liés aux feuilles de temps incomplètes. Chaque matin, une fenêtre s’ouvre sur l’ordinateur des employés ayant oublié d’inscrire leurs heures.

Finalement, les heures des employés sont accessibles à tout le personnel par un simple clic.

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