Votre système de feuilles de temps a-t-il les propriétés suivantes ?

• Il ne tient pas compte du temps réalisé après avoir terminé une année financière et le facturer plus tard.
• Il permet aux employés de modifier en tout temps les feuilles de temps passés ou à venir.
• Il ne vous informe pas sur le champ de tous les changements faits.
• Il permet aux employés d’augmenter à leur guise le temps facturable, ce qui pourrait améliorer leur ratio d’efficacité.
• Il permet de créer une banque de temps pour le reporter ou le répartir dans divers projets, sans que vous soyez informé.

Si votre outil de feuilles de temps permet une ou plusieurs de ces activités, vous risquez de ne plus être en plein contrôle du temps réalisé et enregistré.

Voici quelques contrôles que vous pourriez mettre en place

• Lorsqu’un employé modifiera du temps déjà comptabilisé, le système inscrira automatiquement la date et l’heure de cette opération. L’employé saura donc que l’administration est au courant du changement effectué.
• Toute entrée de temps de plus de quatre jours sera refusée. Reporter la date d’entrée du temps augmente le risque d’erreur ou d’imprécision. Compléter la feuille de temps chaque jour est une bonne pratique d’affaires.
• Pour faciliter ce travail, utilisez un workflow automatisé et dotez vos employés de calendriers de travail. Ils devront indiquer quotidiennement les heures de travail pour faire avancer les projets.
• Utiliser un système qui permet de voir le temps réalisé hors mandat avec un rapport quotidien pour l’ensemble du personnel. Cet aspect est important, car ce temps vient grossir les travaux en cours et affecte votre rentabilité.
• Avoir un rapport d’anomalie sur les travaux en cours. Vous pourrez intervenir plus rapidement et corriger les mauvaises habitudes de certaines personnes.
• Pouvoir inscrire les heures additionnelles requises après avoir livré un mandat.

Pour être en plein contrôle de la situation, dotez-vous d’un système de feuilles de temps qui comprend ces suggestions.

Un système de feuille de temps rigoureux, dissuasif et transparent

Le temps, l’écoute et le savoir que les employés livrent aux clients représentent la plus grande valeur ajoutée d’un cabinet comptable.

Votre système de gestion doit vous permettre de savoir ce qui a été vraiment réalisé pour chaque client, par chaque personne.

Votre système de gestion du temps sera transparent si tout le monde est bien formé et maintenu informé sur ce qu’on peut et ne peut pas faire.

Il doit vous informer en temps réel du temps en cours, celui passé et à venir (si possible) pour chaque employé, chaque mandat et chaque client.

Des politiques doivent informer les employés des opérations permises et non permises que des contrôles doivent empêcher.

Il sera rigoureux en obligeant l’enregistrement du temps à chaque jour pour chacun.

Des rapports de gestion doivent être accessibles et facilement produits pour vous informer de toute anomalie.

Il sera dissuasif s’il empêche de faire toute action qui ne correspond à la réalité.

Il nous fera plaisir de vous supporter dans cette démarche et vous accompagner dans la mise en œuvre de ce projet.

N’hésitez pas à nous contacter pour mieux contrôler vos opérations.

Vous en profitez, c’est garanti.

Service aux clients de Planigo

450-729-8000 poste 222

https://planigo.co