LE SEUL LOGICIEL MÉTIER POUR CABINET COMPTABLE

Pour les cabinets comptables, il est essentiel de disposer d’un outil performant qui facilite la gestion du temps, la planification des tâches et le suivi des projets.

Planigo est un logiciel de planification et de suivi de projets développé par un comptable pour les comptables. Conçu pour améliorer la productivité, il permet de :

  • Planifier les activités du cabinet de manière optimale, en tenant compte des spécificités des projets comptables.
  • Gérer les projets efficacement grâce à un workflow optimisé, réduisant ainsi les délais inutiles et améliorant la collaboration entre les équipes.
  • Suivre en temps réel l’avancement des projets et des feuilles de temps, facilitant ainsi la gestion des ressources et des priorités.
  • Pour découvrir les fonctionnalités uniques de Planigo, six courtes vidéos détaillent comment ce logiciel de planification peut transformer la gestion des projets comptables et optimiser la gestion du temps au sein des cabinets comptables.

Six courtes vidéos présentent des  fonctions uniques et pertinentes de Planigo pour faciliter le travail des gestionnaires et employés des cabinets comptables.

Des calendriers de production pour faciliter le travail de tous

Cette vidéo montre comment on attribue les différentes activités d’un mandat dans les calendriers de travail des employés.
Le gestionnaire place les tâches à réaliser dans les horaires disponibles des différents employés. Toutes les tâches sont ainsi attribuées au départ, ce qui fait avancer les projets tel que prévu.

Saisir rapidement et automatiquement le temps réalisé

 

Lorsqu’une tâche est terminée, une boîte de temps s’ouvre automatiquement.
L’employé rentre le temps qu’il a pris pour la réaliser et documente brièvement ce qu’il a fait.

On s’assure ainsi que toutes les heures sont enregistrées et on connaît le déroulement des opérations. Tout ceci se passe et s’enregistre en temps réel. On
aura toute l’information à jour pour compléter un projet et facturer le client.

Voir facilement tous les mandats en cours

 

On voit sur une page tous les projets en cours dans le cabinet comptable. Plus besoin de chercher, ils sont tous là.
En cliquant sur un mandat, on voit où il est rendu, s’il est dans les délais, en retard ou en avance. On voit aussi la rentabilité actuelle du projet.
On peut donc intervenir en temps réel s’il le faut et s’assurer de livrer chaque projet comme prévu.

Avancement des mandats et charte de Gantt

 

Chaque mandat comprend une charte de Gantt qui présente un graphique du déroulement prévu du projet dans le temps.
En cliquant sur Gantt, un tableau présente le cheminement du projet avec les personnes mandatées et les étapes à réaliser.

Transférer l’activité d’un employé à un autre

 

L’absence d’une personne peut affecter les échéanciers de tous les autres participants d’un mandat.
On évite cette situation par le calendrier de travail qui permet de transférer l’activité d’une personne à une autre plus disponible.
Ce transfert d’une personne à l’autre se fait en temps réel dans les agendas de
chacun.

Visualiser rapidement le temps cumulé

 

Un employé peut facilement voir le temps qu’il a réalisé dans une journée sur les différents projets. Il choisit la journée dans le calendrier de travail, il clique sur une période et ensuite sur le bouton Résumé.

Le temps cumulé de cette journée s’ouvre automatiquement. Plus besoin de tenir une feuille de temps, le tout s’enregistre dans le mandat de chaque client.

Planigo facilite votre travail et vous procure une variété de bénéfices.

On présente dans différentes situations comment Planigo facilite le travail des gestionnaires des cabinets comptables.

Vous ouvrez votre agenda de travail qui est divisé en deux parties. La partie du haut présente l’occupation de vos plages de temps programmé et la partie du bas est non programmée et présente ce qui doit être fait.

Planigo vous donne de l’information sur chaque tâche, comme la date, la description du travail à faire, le temps estimé, le partage avec d’autres employés si spécifiés, le nom du client concerné et sa fin d’année financière.

Vous ouvrez l’agenda sommaire des employés qui vous permettra de voir d’un seul coup d’œil l’agenda de vos employés par jour et pour les jours suivants.
Planigo dispose aussi d’agenda en commun. Vous pouvez voir l’agenda spécifique d’un employé.

Planigo prend en charge de façon automatique le flux de travail pour un mandat. Dans d’autres logiciels, le flux de travail est manuel et souvent par courriel. Cela est long et pénible. Vous ne vivrez pas cette situation dans Planigo, car il est programmé pour faire ce travail à votre place.

Planigo produit automatiquement le Rapport de suivi des budgets des mandats qui vous permet de visualiser en temps réel sur un tableau la rentabilité de chaque mandat par rapport à son budget et son état d’avancement.

Il y a deux sortes de budgets dans Planigo soit la version sommaire ou détaillée.

Le budget sommaire est pour une tâche spécifique comme celle du traitement. Le budget détaillé lui contrairement au budget sommaire prend en compte toutes les étapes du traitement et le temps estimé alloué à chacune.

Prenons comme exemple un mandat d’examen. Dans ce type de mandat, il y a plusieurs sections de travail à faire comme produire la lettre mandat, déterminer l’importance relative, la connaissance client, l’encaisse, les créditeurs et j’en passe.

Pour chaque section du mandat, vous indiquez le temps requis pour produire cette partie et l’ensemble du temps des parties vous donnera le temps budgété pour produire le mandat. En somme, contrairement au budget sommaire vous aurez le détail par section du temps imparti et serez en mesure de suivre le bon déroulement du mandat.

Avec un budget sommaire d’autres logiciels vous savez que vous êtes à 50% du temps à compléter, mais vous ne savez pas si vous êtes en avance ou en retard par rapport aux étapes spécifiques du mandat.

Planigo vous donne cette information précieuse, car c’est ce que vous recherchez.

Avec un flux de travail automatique généré par Planigo, vous allez livrer plus rapidement. Une fois la tâche terminée, Planigo va indiquer le travail à faire directement dans l’agenda de travail de l’employé qui doit faire l’étape suivante.

Fini de produire des courriels pour demander l’intervention d’un employé pour faire avancer manuellement les dossiers.
Vous livrerez assurément les projets plus rapidement de cette façon.

Planigo vous offre deux façons de gérer les calendriers de travail de vos employés pour répondre à ce besoin essentiel.
On peut choisir la façon automatique ou manuelle.

En mode automatique, Planigo gère le flux de travail automatiquement pour vous en distribuant les tâches d’un mandat aux calendriers de travail des employés. De cette façon vous réduirez le temps de livraison puisqu’aucune intervention humaine ne viendra ralentir le processus lié aux flux de travail. Cependant chaque étape dépend de l’intention de l’employé pour la mettre à terme, car c’est lui qui contrôle le début du mandat.

Cette façon de faire peut occasionner des délais de livraison plus longs souvent dus à la procrastination.

En mode manuel, vous avez le contrôle sur toutes les étapes de production d’un mandat puisque c’est vous qui déterminez les calendriers de travail des employés qui travailleront dans ce dossier.

Vous établissez la date de début et de fin d’un mandat et les employés n’ont qu’à suivre les tâches qui apparaîtront à leurs calendriers de travail.
Vous êtes en plein contrôle et Planigo possède un outil qui vous permettra d’effectuer ce travail facilement et rapidement.

Maintenant grâce à Planigo vous serez en mesure de bien contrôler les délais de livraison. Vous allez livrer et facturer forcément plus rapidement.

Rien de plus simple avec Planigo. Plusieurs options s’offrent à vous pour obtenir cette information.
Dans un tableau « Mandat à venir », Planigo vous indique tous les mandats non reçus à date et vous pouvez faire un filtre sur les mandats reçus à 6 mois de leurs fins d’année.
Dans le fichier « Mandats actifs » vous pouvez faire le même travail en utilisant les filtres pour identifier les clients retardataires.
Rien de plus simple et plus rapide avec Planigo.

Planigo prendra en compte cette réalité et vous pourrez consulter l’ensemble des rapports en fonction des paramètres que vous aurez établis.
Exemple :
• Liste des clients par associés ou par succursales.
• Liste des travaux en cours par associés ou par succursales.
• CRM par associé ou succursale.
En fin de compte, nous allons adapter Planigo à votre besoin si tel est votre désir.

Parce que c’est souvent trop long à faire dans le logiciel de travaux en cours et par manque de temps.
Avec Planigo c’est facile et rapide.
À partir du CRM, vous identifiez le client sur lequel vous intervenez et vous pouvez inscrire dans Planigo en temps réel le contenu de votre discussion ou intervention avec ce client. Une fois terminé vous allez inscrire votre temps dans la fenêtre communication client. Tout cela dans une même étape.
Ce n’est pas plus compliqué que cela. Imaginez le temps que vous allez récupérer et facturer en plus.

Une fois que l’employé a accompli la tâche qui lui est attribuée dans l’agenda de travail, Planigo ouvrira automatiquement un écran de saisie du temps dans son agenda de travail. Il y indiquera le temps réalisé avec une note si nécessaire et le temps sera compilé automatiquement dans les travaux en cours. Simple n’est-ce pas ?
Avec un autre logiciel, l’employé devra ouvrir le logiciel, identifier le client, le mandat, la tâche, le temps. Avec Planigo, les feuilles de temps sont liées aux tâches à faire.
Fini les feuilles de temps non complétées en fin de journée et vous facturerez plus rapidement.

Vous consultez le Rapport de projection des ressources pour l’année en cours qui présente pour les prochains mois les heures d’occupation prévues pour chaque employé.

Un rapport vous indiquera le pourcentage d’efficacité pour chacun de vos employés en pourcentage des heures facturables et non facturables.

Les communications se font par messagerie dans Planigo. La boîte de saisie permet d’identifier le client concerné, le sujet et l’urgence de la situation. Ces messages sont enregistrés dans le dossier du client et apparaissent à l’écran de l’ordinateur du destinataire concerné une fois envoyé ainsi que sur son téléphone cellulaire, si cette option est activée.
Rien de plus facile de communiquer entre employés tout en conservant la nature de la discussion dans le dossier client.

Le tableau Suivi du budget des mandats permet de voir les revenus du dernier mois et le cumul annuel, les résultats par rapport aux objectifs de vente, l’état des comptes à recevoir, l’évolution de tous les travaux en cours pour toute l’entreprise et par client si désiré, le taux de radiation de comptes et les notes de crédit.

Le rapport Facturation présente les coûts, les budgets, les écarts et la valeur facturés de chaque tâche réalisée.
Vous verrez également les ratios projetés et réalisés des honoraires sur les coûts réels. Vous aurez toutes les informations en main pour approuver ou modifier la facturation.

AVEC PLANIGO

Progiciel Planigo

Vous sauverez
du temps

Plus besoin de faire avancer les projets. Les instructions de travail sont claires, les temps standards vont accélérer la livraison des projets, les employés comprennent bien ce qu’ils doivent réaliser, les outils de travail se trouvent au même endroit.

icone Portefeuille PLANIGO

Vous réduirez
vos coûts

Vous pourrez diminuer le temps administratif, vous connaîtrez vos coûts en temps réel, vous pourrez mesurer les écarts de budgets, vous facturerez plus d’heures et plus rapidement.

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Vous faciliterez
le travail du personnel

Ils auront une meilleure connaissance des tâches reliées aux mandats, ils trouveront toute l’information au même endroit, ils feront moins de gestion de personnel et pourront moduler leur agenda de la façon qui leur convient.